BUSINESS LETTER-TYPES

 

TYPES OF BUSINESS LETTERS

A written document used to send information for different purposes is called a letter, and when a letter is used for business,  it is known as a business letter. A Business letter is formal in tone & style, objective in nature & content. 

 A letter has been an integral part of a business since its invention, and no one can ignore its importance. Various business letters are flowing in & out to serve a business organization. Letters are written to stakeholders, suppliers, customers, government departments, banks, transporters, job seekers, and many more at different times, and occasions.  These are formal in nature & written to third parties related to a business organization (whether directly or indirectly) for conducting their business.

Following are the different kinds or forms of business letters-

1.      Sales letter

2.      Enquiry letter

3.      Quotation letters (Replies to Enquiry letters)

4.      Order letter

5.      Complaint letter

6.      Adjustment letter

7.      Circular letter

8.      Letter for application of agency

1.         Sales letter: There are different ways to attract customers towards our goods & services. Like an advertisement on T.V., radio, newspaper, etc., but in some situations, correspondence is more useful, because it directly contacts the prospective customer. Sales letters are written to connect to prospective customers directly.

Sales letters are unsolicited letters. These are written by suppliers or manufacturers of goods, to inform and introduce the customers to their product or service which will come to the market.  The effectiveness of such letters depends on the writer's ability to use language suited to his purpose and to influence the recipient, his thinking, his taste & behavior; therefore, sales letters should be persuasive. 

2.         Enquiry letter: when a buyer writes a letter to the seller to get information on goods and services about the quantity, quality, price, mode of payment, delivery, availability, etc., such a letter is called an inquiry letter. The inquiry letters are broadly classified into the following four types:

•      Specific Enquiry: When a buyer writes a letter intentionally to know about particular or specific information about a specific product, such inquiry is called specific inquiry.

•    General Enquiry: When a buyer writes a letter to collect information of a general nature, such inquiry is called routine inquiry.

•       Solicited Enquiry: An inquiry in response to a sale letter and advertisement is called a solicited inquiry.

•       Unsolicited Enquiry: When a buyer makes an inquiry at his own initiative to buy goods & services, the inquiry is called an unsolicited inquiry.

3.         Quotation letter: A reply to the inquiry letter is an opportunity to promote sales. It is addressed to the prospective buyer in answer to his inquiry. It is necessary to give prompt attention to an inquiry. The sales manager must satisfy the buyer so that he can convert an Inquiry into an Order, and the supplier must not take time to send a complete reply. The quotation letters play a crucial role in the increase in sales and profit of a business organization. 

A quotation letter must include-

a.     Price: 

b.     Quantity: 

c.     Terms of trade: discount, credit facility, delivery of goods, insurance,                      reveling charges etc. 

Recently, it has been noticed that most sellers have printed quotation letters that have all the details about the product and services. In such cases, the seller must write a cover letter out of courtesy. It shows a personal interest and respect to the buyer who makes an inquiry. 

4.         Order letter: After receiving quotations from different suppliers, the buyer looks at competitive prices, qualities, and other terms quoted. The buyer selects the best quotation that is suitable and fulfills his requirements. Then, he orders the products/services from a company. A responsible person or a committee scrutinizes all the offers carefully before placing the order.

5.                 Execution of order letter:

When a supplier receives an order, he may send an acknowledgment to the buyer about the execution of the order given by them. It builds an abiding, friendly & profitable relationship with the buyer. This letter includes a thanks note to the buyer for placing the order to him, the expected delivery date or if the supply will be late then it should be written clearly with reason. In both cases, a cheerful and pleasant tone must be maintained. It must express deep gratitude & appreciate the interest of the buyer in the goods ordered. The supplier can even mention the favorable aspects of the goods, competitive prices, and other terms & services.

6.         Complaint letter: There are ample chances of committing a mistake (unknowingly) by the supplier during packing or transit because, in a business organization, the sales department accepts the order & starts making necessary arrangements for sending the goods. There are many people involved in this process & sometimes some of them commit mistakes quite unknowingly. After receiving the consignment if the buyer discovers any mistake or discrepancy, he brings them to the notice of the sales department of the supplier by writing a complaint letter. It is written with the hope that the supplier might settle the matter without any further conflict between them.

Many buyers discover genuine mistakes soon after receiving the consignment. Such mistakes must be immediately brought to the notice of the supplier, because they may cause inconvenience & financial loss to the buyer. But the buyer should do it without displaying any anger & ironic remarks. The anger and sarcasm can snap the good and friendly business relations between seller & buyer.

7.         Adjustment letter: Every complaint letter must be welcomed by the supplier even though he can’t enjoy it. It may express dissatisfaction or anger of the buyer for the inconvenience caused to him due to the supplier’s mistakes. But the supplier should be glad to receive the opportunity provided by the complaint letter to realize his mistake and to correct it. Adjustment letters are a reply to the complaint letter. To maintain business relations, business interests, and the interruption of the business, the supplier must handle this correspondence very carefully, tactfully & delicately. Firstly, he has to the customer for making a complaint because they could have abandoned him & placed the orders with the other suppliers. Therefore, the complaint must be treated as an opportunity to save the customer, preserve the customer's goodwill & put things right. The supplier has to answer the complaint promptly, and satisfactorily & specifically so that the customer realizes his sincerity & willingness to serve. The decision regarding the customer's claim must be taken only after sound thinking & investigation. If this requires more time, the supplier should at least send an immediate acknowledgment of the complaint.

8.         Circular letter: A businessman sends a circular letter when he has to communicate a formal message to several customers, shareholders, suppliers, business friends, employees, etc. It conveys a message about a certain fundamental change in the structure & policy of the business organization. It circulates the same message to all the receivers. Its subject matter is of common interest to all the customers & other business associates. It is printed or typed on a large scale because the same message is transmitted to several receivers. Therefore, it must be drafted appropriately and carefully. It must have an attractive style, effective language, meaningful and catchy words, a suitable tone & 'you attitude'.

The circular letters are advantageous because they save time & money. As it contains a common message, it can be made comprehensive enough to communicate the business policy of a business organization. It is also useful for circulating important information regarding decisions taken by the management & changes made in the structure of a business organization.

अनु लौट आओ ! - 1

यूँ  तो दिन का उजाला था, सब कुछ बिल्कुल साफ दिख रहा था परन्तु मेरी आँखों के पानी ने सब कुछ धुंधला कर दिया था।  बस तेजी से दिल्ली  से मुरादाबाद  की ओर भागी जा रही थी। अपने घर से चले हुए मुझे करीब १ घंटा हो चुका था। आँसू  रुकने  का नाम ही नहीं ले रहे थे।  चाहकर भी, मैं अपने पति को कुछ भी नहीं बता पायी थी।  कई बार मन में आया कि सब कुछ बता कर अपना दिल हल्का कर लूँ; पर हिम्मत ही नहीं हुई और एक बार फिर से बस में बैठ कर मैं अपने घर से मुरादाबाद की ओर चल पड़ी थी।

उन दिनों मेरी नौकरी दिल्ली की ही एक कंपनी में थी और मैं उसी के तहत मुरादाबाद के एक इंस्टिट्यूट में इंग्लिश ट्रेनर के रूप में कार्यरत थी। मैं इंस्टिट्यूट में मुख्य अधिकरी के पद पर नियुक्त थी। अतः इंस्टिट्यूट का सारा उत्तदायित्व मेरे ऊपर ही था।                                                              

यह जॉब बहुत अच्छी थी और सब कुछ अच्छा चल रहा था। एक अच्छी सैलरी थी। एक बहुत शानदार पोस्ट थी। इसके अलावा और क्या चाहिए था मुझे? लेकिन पता नहीं क्यों दिल अचानक से उखड़ सा गया।  इतनी अच्छी खासी नौकरी होने के बावजूद भी ऐसा लगने लगा जैसे कि सबकुछ खत्म होने वाला है।

यह सब एक दिन में तो नहीं हुआ था, लेकिन पता नहीं क्यों कब और कहाँ  चीजें बिगड़तीं चली गईं। मैं समझ ही नहीं पाई कि उलझलनें  इस कदर बिगड़ जाएगी या फिर इतनी बुरी तरीके से जिंदगी उलझ जाएगी कि मैं अपने ही पति को यह सारी बातें नहीं बता पाऊँगी। 

वैसे भी बचपन से मैं एक ऐसी लड़की रही हूँ जिसने कभी भी अपनी परेशानी दूसरों को आसानी से बताई नहीं है। मैं हर संभव कोशिश करती हूँ  कि मैं अपने ही तरीके से उन संकटों  से बाहर आ जाऊँ  जो जिंदगी ने मुझे दी है। नहीं, इसका मतलब यह नहीं है कि मुझे जिंदगी से शिकायत है। जिंदगी इतनी अच्छी है कि जितने ज्यादा चैलेंज मुझे जिंदगी ने दिए हैं उससे कहीं ज्यादा मुझे हिम्मत दी है कि मैं उन सारी मुश्किलों को पार कर लूँ जो मुझे मिली हैं।

मैं अपनी उलझन में अभी खोई ही हुई थी कि अचानक से बस के तेजी से ब्रेक लगने की आवाज में मुझे वापस बस में लाकर पटक दिया। मैंने चारों तरफ देखा तो नदी के किनारे के पास हमारी बस एक ढाबे पर रुकी थी। हमारी बसअक्सर इसी ढाबे पर आकर रुकती थी क्योंकि यह ढाबा एक तो नदी के पास था और दूसरा यह दिल्ली और मुरादाबाद के बिल्कुल बीचो-बीच पड़ता  था। ड्राइवर और कंडक्टर के लिए भी यह एक सुविधाजनक स्थान था। धीरे-धीरे करके सभी यात्री नीचे उतरने लगे।

अचानक, मेरे साथ की एक महिला ने मुझसे पूछा कि क्या मैं नीचे नहीं उतारना चाहूँगी। शायद वह मेरे मन की बात पढ़ चुकी थी। मेरे आँखों की लाली और रुके हुए आँसू शायद मेरे दिल की हालत को बयां कर रहे थे। मैं थोड़ी सी हिचकिचाईं परन्तु  साहस बाँधकर  मैंने अपनी आवाज़ को सँभालते हुए कहा, "नहीं मेरा आज नीचे उतरने का मन नहीं है।  मेरे पैरों में थोड़ा दर्द है; मैं यहीं सीट पर आराम करना चाहूँगी ।

गाड़ी की खिड़की पर बैठकर नदी में बहता हुआ पानी बिल्कुल साफ दिखाई दे रहा था। उछलते हुई लहरें और पानी का तेज बहाव मेरे दिमाग की उथल-पुथल को और ज्यादा बढ़ा रहा था। अचानक ही बैठे बैठे दिमाग में ना जाने क्या हरकत सी हुई कि  जिंदगी बेमानी सी लगने लगी।

लगा कि जिंदगी बस अभी खत्म कर लूँ।  ना मैं रहूँगी  और ना ये परेशानी। । मैं सोच ही रही थी कि अचानक से फोन की घंटी बजी। मैंने फोन उठाया और देखा।  फोन घर से था। मेरी बड़ी बेटी फोन पर थी और बड़े जोश से मुझे अपने एग्जाम के रिजल्ट के बारे में बता रही थी। मैं उसकी बात सुन भी रही थी और अपने विचारों में भी खोई  हुई थी। मेरा दिमाग तेजी से प्रश्न भी कर रहा था और खुद ही उनके उत्तर भी दे रहा था।

क्या मुझे अपने दोनों बच्चों को इस तरह से छोड़कर बीच रास्ते में चले जाना चाहिए? क्या मैं शांति पा सकूँगीं ? क्या मुझे सुख मिल जाएगा, अगर मैं इस तरह से अपनी जिंदगी को समाप्त कर लूँ ?

अचानक से फोन मेरे बेटे  ने ले लिया और उसने अपनी ही तर्ज पर मुझसे बातें करना शुरू कर दिया। उसकी बातें इतनी अच्छी होती है कि आप कभी भी बोरियत महसूस नहीं कर सकते। मेरे दोनों ही बच्चों ने मेरा बहुत साथ दिया था शायद उन्हीं की वजह से मैं  नौकरी कर पा रही थी।

उस समय मेरे दोनों बच्चें अपनी दादी के साथ हमारे दिल्ली वाले घर में रहते थे।  हम आज भी संयुक्त परिवार में रहते हैं। हमने मिलजुल कर  कई मुसीबतों का डट कर सामना किया है  और एक योद्धा की भाँति विजयी भी हुए है।  मेरे विचार बार-बार मेरी बच्चों से हटकर मेरी उलझन और मेरी उलझन से हटकर मेरे बच्चों तक जा रहे थे। मेरे विचारों पर मेरा ही बस नहीं चल रहा था। अचानक से फोन मेरे पति ने मेरे बच्चों के हाथ से ले लिया और मुझसे बातें करने लगे। मेरी आवाज सुनते ही वह पहचान गए कि शायद मैं किसी बहुत बड़ी मुसीबत में हूँ  या मैं उनसे कुछ छुपा रही हूँ । उनके पूछने से पहले ही जैसे मेरी रुलाई फूट पड़ी और मेरी आँखों से आँसू बह निकले। मैंने झुकी हुई नजरों को ऊपर उठा कर देखा कि कहीं आस-पास कोई मुझे देख तो नहीं रहा है और मैं गाड़ी से धीरे से नीचे उतर कर नदी के तट के तरफ सीधी चली आई। गाड़ी के चलने में अभी आधा घंटा शेष था।  मैं नदी की ओर बढ़ रही थी- सधे  हुए कदमों से। उनके बार-बार पूछने पर अचानक ही मेरे मुँह से निकला - अगर मैं घर वापस ना आऊँ तो  तुम बच्चों का ध्यान रख लेना।

मेरी बात सुनते ही उनके जैसे होश ही उड़ गए। अचानक से बोले जहाँ भी हो, जैसी भी हो, जिस हालत में भी हो, बस यह सोचना कि हम सब तुम्हारा इंतजार कर रहे हैं। इससे फर्क नहीं पड़ता कि जिंदगी हमारे साथ क्या खेल खेल रही है। परन्तु फर्क इस बात से पड़ता कि हम घबराकर एक दूसरे का साथ छोड़ देते हैं या फिर सामना करने के लिए फिर से एक दूसरे के साथ, मुसीबत के सामने खड़े होकर उसे हरा देते हैं। याद रखना हम में से यदि कोई एक भी हार गया तो हम सभी हार जायेंगें । क्या तुम चाहोगी कि हम सब हार जाएं? वह शायद घबरा भी रहे थे परंतु हिम्मत बाँधें  हुए थे।  उनके मुंह से निकला, "अनु, लौट  आओ।  मैं, बच्चे और हमारा सारा परिवार; हम सब साथ हैं।  पैसा इतनी बड़ी चीज नहीं है जिसके लिए हम अपने घर का एक सबसे अहम सदस्य खो दें। वापस लौट आओ हम मिलकर इस मुसीबत का सामना करेंगे।  परिवार इसीलिए होता है ताकि वह हमें संभाल कर रख सके। तुमने सब को इतना संभाला है तो क्या इस समय पर हम तुम्हारा साथ छोड़ सकते हैं? कोई भी ऐसा कदम मत उठाना जिसे वापस करना मुश्किल हो जाये।  मेरे लिए, मेरे बच्चों के लिए और मेरे परिवार के लिए तुमसे ज्यादा जरूरी कुछ नहीं है। लौट आओ पूनम।  मैं इंतजार कर रहा हूँ।  या जहाँ  तुम हो, सिर्फ मुझे बता दो।  मैं तुम्हें लेने आ रहा हूँ।  मैं तुम्हारे बिना नहीं रह सकता; ना ही मेरे बच्चे और ना ही मेरा परिवार।  तुम सुन रही हो ना। " हाँ, मैं सुन तो रही थी लेकिन दिमाग सुन्न था शायद सुनना ही नहीं चाह रहा था। 

तभी दूसरी ओर  मेरे बच्चों की आवाज भी सुनाई दी ,  "मम्मा, प्लीज आ जाओ।  प्लीज, मम्मी आ जाओ। "

अचानक से जैसे किसी ने मुझे झकझोर दिया।  बस यही वह क्षण था जब मैंने सोचा चलो इस मुसीबत को भी हराते हैं।  जिंदगी से आवाज आई, "इतनी जल्दी कहाँ  चली हो, पूनम। अभी तो बहुत कुछ है जिसे तुम्हें हराना है। लौट जाओ अपनी दुनिया में।" मैंने गहरी साँस ली और अब मैं पूरी तरह से तैयार थी - अपने बच्चों के पास, अपने पति के पास और अपने परिवार के पास  वापस आने के लिए। मैं  बस के पास पहुँची और मैंने अपना सामान बस से उतरा।  अब मैं सड़क के दूसरी और खड़ी थी; दिल्ली जाने के लिए - वापस अपने घर। आँखों में आसूँ  की जगह एक नयी चमक थी। अब चीजें पहले से भी साफ़ दिख रही थीं।  अब मैं जानती थी की मुझे किस तरह से इस लड़ाई को लड़ना है।  मैं तैयार थी ।  पूरी तरह से।

आगे क्या हुआ???

BUSINESS LETTER-FUNCTION

 

FUNCTION OF A BUSINESS LETTER

BUSINESS LETTER IS A SILENT AMBASSADOR OF GOODWILL:

(NEED OF BUSINESS LETTER)

A good business letter is a medium for communication between two parties. Every letter delivered by a business organization carries a message & helps to build the reputation of the firm. It is a messenger or silent ambassador of goodwill. The writer should develop healthy public relations and create business goodwill through impressive business letters. 

 FUNCTIONS OF BUSINESS LETTERS:

A letter serves various purposes. Every letter has its own function depending on the purposes of a particular issue. Similarly, Every business letter has to perform different functions; some are explained below:

1. Record: Business letters serve as a record of all the transactions with customers, suppliers, creditors, agreements, etc. Where memory fails, records come to the rescue.
2. Reference: Business Letters can be used for future reference. whenever anything demands past records, business letters are preferred.
3. Widening the approach: Generally, a businessman finds it difficult to send his representatives to all the places of his business connections. It is the letter that reaches any place at any time. In this way, it helps business organizations to widen their area of operation & help in the promotion of business.
4. Authoritative proof: A letter signed by a responsible person becomes an authoritative proof of terms and conditions.  It can even be treated as a valid document that can be produced as evidence in a court of law in case of a dispute. 
5. Building goodwill: A well-written business letter gives a good impression to the reader. Letters are proven better than oral communication. Hence, an important purpose of a business letter is to build a good reputation & friendliness for a company. 
6. Operational Functions:

• Increasing sales through Sales letters and promotional letters.
• Increasing the reach of a business through quotation letters.
• Importing things and services through order letters.
• Inquiring about the products and services through inquiry letter.
• Coordinating and confirming the business through execution letter.
• Making grievances, complaints & claim through claim and complaint letter.
• Collecting over dues through reminder letters. 
• Solving the problems in business execution.
• Removing misunderstandings through adjustment letters, etc.

BUSINESS LETTER WRITING PROCESS

BUSINESS LETTER WRITING PROCESS

 

A business letter is a brief piece/document of communication. Every business organization, whether big or small, keeps in touch with its suppliers, customers, government departments, banks, insurance agencies, transporters, job seekers, and many more. The head of the departments has to exchange information on different occasions/contexts. They write a letter for making inquiries or placing orders or acknowledgments or execution of customer’s orders or sending of collection letters or reply to the complaint letters, mistakes in the supply of goods, etc. It must be written by taking care of the following points-

1.      Why am I Writing this letter

2.      What is the exact message?

3.      Who is the receiver of the message?

4.      How will it act upon the receiver?

5.      What would be the receiver’s reaction? i.e. whether pleased/displeased/ neither pleased nor displeased / interested or disinterested.

The above questions should guide a writer in writing letters.

PLANNING/PROCESS OF WRITING BUSINESS LETTERS

It is easier to write an effective business letter while following a systematic writing plan. Letter writing is a typical composition process that involves prewriting, writing, and post writing.

 

1.      Pre-writing: -

It involves audience analysis, purpose identification, scope determination, analysis of the desired action, and planning of the all.

Before writing a writer should find the answers to the following questions;

a)  Who is my reader?                                                b) Why am I writing?

c) How much should I write?                                    d) What do I want the reader to do?

After solving all these questions writer must collect relevant information and list the important points, full planning is done before writing.

2.      Writing: -

After planning we should start writing a rough draft of our letter. Writing involves organizing the matter, outlining what needs to be written, and writing the first draft. Several writing strategies may be used, which include brainstorming, freewriting, and mind mapping.

a)      Brainstorming is a planning technique in which you list ideas as they come to your mind.

b)     Freewriting is a process that allows you to express your ideas without worrying about spelling, grammatical mistakes, or organizational problems.

c)      Mind mapping is a clustering technique that takes advantage of your mind’s natural ability to organize information.

3.  Post writing: -

Once the first draft has been written, it should be revised, edited, and evaluated. Revising is the process of improving the content, the layout, and the sentence structure, evaluating, on the other hand, refers to the process of critically examining the letter to ensure that it can achieve its purpose.

PROCESS OF DRAFTING A COMPLEX FORMAL DOCUMENT